تعليمات لتقديم طلبات شراء بضائع و/أو خدمات
- إرسال جميع الطلبات بواسطة نموذج "طلب من قسم الممتلكات" المرفق ضمن "نماذج طلبات"، عبر البريد الالكتروني الجديد الخاص بقسم الممتلكات [email protected].
- على مقدم الطلب مراعاة الفترة الزمنية التي يحتاجها قسم الممتلكات، لفحص الطلب واستصدار طلبية رسمية. لذلك يجب الاهتمام بتقديم الطلب في فترة زمنية ملائمة.
يرجى عدم إرسال طلبات في اللحظة الأخيرة.
- على مقدم الطلب إرسال نسخة إلى رئيس القسم، للمصادقة على الطلب، أو تقديم الطلب بشكل مباشر بواسطة رئيس القسم.
- على رئيس القسم ، فحص الطلب بما يتلائم مع حاجة القسم، ميزانية القسم، والأنظمة المتبعة في الأكاديمية. ومن ثم إرسال مصادقة عبر البريد الالكتروني لقسم الممتلكات.
- لتسريع عملية إعداد الطلبية، على مقدم الطلب الاهتمام بالحصول على مصادقة رئيس القسم، ليتسنى البدء في معالجة الطلب.
- فور الحصول على تصديق رئيس القسم، يقوم قسم الممتلكات بفحص الطلبية وتحويلها إلى الجهات المختصة، مثل قسم الهندسة، الحاسوب وغيرهم، للاستشارة، حيث يتم فحص عدة جوانب مثل: الميزانية، التقنية، الأمان وغيرها.
- يمكن لمقدم الطلب إرفاق اقتراحات تسعيرة للبضاعة/الخدمة بالإضافة إلى التوصية على مزود مفضل.
- على مقدم الطلب التواصل مع قسم الممتلكات بشكل مباشر، وليس مع المزود.
- بعد فحص الطلب ومدى حاجة القسم له سيعمل قسم الممتلكات على طلب اقتراحات تسعيرة من المزودين واستصدار طلبية رسمية وإرسالها للمزود الفائز.
- سيقوم قسم الممتلكات بالتواصل مع مقدم الطلب وموافاته بالمصادقة على الطلب واستصدار طلبية رسمية للمزود.
|
| |